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Tips para hacer una videollamada exitosa

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Tips para hacer una videollamada

Durante la temporada de COVID-19 gran parte de la vida laboral se ha ido transformando, de forma que puedan realizarse actividades de forma remota. Una herramienta esencial para trabajar a distancia son las videollamadas, las cuales pueden ser muy útiles para dar seguimiento y reunirse a distancia con otros colaboradores. 

Por ello, en esta ocasión recopilamos una lista de sugerencias y recomendaciones que te ayudarán a realizar videollamadas de forma efectiva y exitosa. 

Elige el ambiente adecuado  

De ser posible, antes de que tomes una llamada, revisa la luz, el fondo, los sonidos y el lugar donde vayas a realizarla.

 Lo recomendable es que busques un espacio que tenga iluminación natural y que el fondo sea neutral para evitar distracciones.  Si no puedes conseguir un fondo neutro en Skype puedes desenfocar el fondo. Otra alternativa es usar Zoom, el cual tiene una función para usar un background virtual. 

No olvides colocar tu dispositivo o computadora sobre una superficie estable para evitar movimientos durante la llamada. 

Vístete de forma profesional 

Si realizas videoconferencias desde casa no es necesario que vistas muy formal, pero sí es importante mantener un código de vestimenta que te permita estar cómodo y al mismo tiempo verte presentable. 

Prepara tu reunión con anticipación 

Si tú estás planeando la reunión, crea una lista con los puntos importantes a discutir para que no pierdas de vista ninguno. De igual forma, días antes del encuentro virtual envía a los demás asistentes la agenda de los temas para que estén preparados y cuenten con los archivos o documentos necesarios

Elige el sistema adecuado 

Actualmente existen múltiples sitios donde podrás realizar videollamadas a distancia. Sin embargo, no todas son funcionales para todas las reuniones. Antes de agendar una cita comprueba que todos cuenten con el mismo programa para realizar la videollamada. Antes de hacerla asegúrate de que el sitio es un lugar seguro para evitar el robo de datos.

Revisa tu conexión 

Sabemos que durante una videollamada puede haber problemas en la señal de internet. Para evitar inconvenientes comprueba previamente la velocidad de tu internet a través de sitios web que permiten calibrarla. 

Otra alternativa es usar una conexión de internet por cable durante una videollamada, ya que es mucho más estable que una de Wi-Fi. 

Evita interrupciones

Antes de entrar a la sala virtual cierra todos los programas y aplicaciones que tengas en marcha, especialmente los que contengan datos personales o requieran de mayor esfuerzo del procesador. 

Si tienes abierto el correo u otro tipo de mensajería instantánea evita que sea un distractor constante para que puedas continuar con la llamada. 

Si tienes que compartir tu pantalla asegúrate que has cerrado tu correo u otras páginas que no sean relevantes para tu presentación. Usa una única ventana para tu videollamada, así evitarás problemas. 

Verifica el audio y sonido 

Antes de entrar en la llamada prueba el sonido y la cámara. Esto lo podrás realizar a través del software de videoconferencias en la sección de pruebas o test. 

Una vez que estés en la llamada revisa que todos se escuchen y puedan verse, de esta forma sabrás que todos están siguiendo el hilo de la conversación. La mejor manera es pedirle a todos que saluden y se presenten al inicio de la llamada. 

Para la cámara revisa que esté situada a la altura de tus ojos y asegúrate de estar sentado en una posición cómoda. 

Cuando no estés hablando lo recomendable es silenciar tu sonido para evitar sonidos externos y ruidos indeseados en la conversación. 

Sé puntual 

Una vez que hayas agendado la videollamada cumple los horarios establecidos y no llegues tarde. Intenta no prolongarla más del tiempo señalado para respetar el tiempo de los demás. 

Si tienes que retirarte antes de que finalice, avisa con anticipación durante la llamada o manda un mensaje a los participantes para no interrumpir a quien esté hablando.

Ten una buena comunicación 

Durante una videollamada es muy común interrumpir de forma accidental al otro, ya que puede haber retrasos o desfases en el sonido. Antes de hablar espera unos instantes en silencio para asegurarte que los demás han terminado de hablar. Habla con buena dicción, no subas demasiado tu volumen y evita hablar demasiado rápido.

Revisa tu comunicación no verbal, ya que puedes transmitir el mensaje equivocado a tus colaboradores. De acuerdo con Psychology Today, solo el “7% de la comunicación tiene que ver con las palabras que se dicen”. El 55%, sería el lenguaje de nuestro cuerpo. Y el 38%, la tonalidad de la voz. 

Esperamos que estos consejos te ayuden a mejorar la comunicación con tu equipo de trabajo. Suscríbete a nuestro newsletter y entérate de nuestras últimas novedades y recomendaciones. 

 

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