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5 tips para que tus juntas remotas sean más efectivas

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Regresemos 10 años, cuando una junta remota era inconcebible: cualquier decisión importante requería asistir a alguna sala de juntas, todo archivo tenía que ser enviado y confirmado de recibido por ambas partes (en varias ocasiones), y miles de horas eran desperdiciadas semanalmente en el tráfico.

Afortunadamente, durante el 2020, miles de empresas han cambiado su postura sobre las juntas remotas, gracias, en parte, a la comprobada efectividad de plataformas como Google Hangouts, Zoom, GoToMeeting, Join.Me, Teamviewer y muchas otras más, para permitirnos mantener el distanciamiento social.

Ahora las empresas saben que sin la capacidad de realizar juntas remotas no sería posible mantener la productividad de múltiples de operaciones y tratos esenciales para su negocio.

Lo cual nos trae a la siguiente cuestión: y ahora, ¿cómo podemos hacer que una junta remota sea más efectiva?

Verás, sin importar si los participantes (clientes o empleados) están en la misma localidad o a cientos de kilómetros, ¡las claves son la estructura y la participación!

Así que, para que puedas brindar estas dos características esenciales a tus juntas remotas, diariamente, a continuación, te presentamos una serie de tips esenciales para que lo logres.

1. Comparte tu pantalla cuando lo creas necesario.

Compartir tu pantalla durante las juntas es una gran manera de brindar información contextual y completa, rápidamente a todos los asistentes.

Algunas de sus ventajas son:

  • Podrás liderar la presentación de tu lado, dirigiendo la atención de todos hacia cierta información
  • Los asistentes podrán explicar mejor sus dudas pues tendrán la guía visual de tu pantalla como referencia.
  • Podrás cambiar ágilmente entre archivos y programas para explicar mejor uno o varios temas.
  • Puedes solicitar guía para realizar cambios a documentos o consultar datos sobre documentos “en vivo”, lo que facilita las aprobaciones de tus jefes, clientes y colaboradores.

2. Programa todas tus juntas digitalmente.

Esto no solo te ayudará a llevar un mejor registro de tu agenda de actividades semanales, también te permitirá llevar un mejor control de los aspectos más esenciales de la junta como participantes, fecha, hora y temática.

Aprovecha etiquetar a todos los participantes vía correo electrónico para poder confirmar digitalmente sus asistencias, además de añadir el enlace a la plataforma de videoconferencias que ocupen en tu empresa, en caso de que cuenten con un servicio contratado.

Ten en mente que, en el caso de programar una junta por Google Hangouts, la plataforma te proporciona automáticamente un enlace para realizarla.

3. Procura tener juntas remotas con menos de 6 personas.

Realizar una junta con más de 5 participantes puede ser complicado, en especial si se cuenta con tiempo limitado.

Problemas técnicos, revisión de otros pendientes o incluso la aclaración de ciertas dudas pueden tomar mucho más tiempo del inicialmente considerado, por lo que es una buena idea realizar juntas con pocos participantes.

De esta manera, podrás ahondar un poco más en ciertos temas y dudas con todos los asistentes, y hacer más eficiente la comunicación.

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4. Asigna puntos de discusión para los asistentes.

Para que tus juntas remotas no contengan asistentes “pasivos”, que se mantienen callados todo el tiempo, lo ideal es asignar temas de conversación a cada uno de ellos participantes.

Es decir, al preparar la junta digitalmente, solicita a todos los involucrados, puntualmente, que preparen su participación. De esta manera, todos tendrán una razón para asistir y participar, más allá de solo “estar para escuchar lo que dicen los demás”.

Puedes pedir que su participación gire en torno a:

  • Comentar su avance en tareas semanales
  • Compartir qué actividades tengan pendientes
  • Proponer nuevas actividades o mejoras
  • Brindar feedback sobre proyectos y tareas
  • Plantear dudas que tengan sobre sus asignaciones
  • Realizar solicitudes internas en el equipo o con cliente

5. Finaliza con un sumario oral de la junta.

Finalmente, justo después de que confirmes que todos terminaron su participación y antes de que se dé por terminada la junta, haz un recuento rápido y general de todo lo discutido en la junta, ya que, en muchas ocasiones, al realizar una minuta escrita, suelen escaparse algunos detalles menores que pueden cobrar mucha más importancia.

Menciona actividades, pendientes y comentarios de cada participante y pide que confirmen si son correctos o si algo quedó pendiente.

Al hacer este sumario, no solo estarás brindando una última oportunidad para que los participantes corrijan o confirmen sus siguientes pasos, también les permitirás solidificar en sus memorias lo aprendido y acordado.

 

Recuerda que al aplicar estos tips en tus juntas remotas, buscas  que todos los involucrados participen activamente, ¡así que úsalos de forma inteligente y estructurada para obtener los mejores resultados! Quizás una vez que empieces a ver las mejoras, prefieras este tipo de juntas por encima de las juntas presenciales.

Contesta: ¿Prefieres realizar juntas remotas o juntas presenciales? ¿Qué otros consejos podrías darnos para mejorar las juntas remotas?


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